Elementos esenciales de las facturas de los autónomos

• En el ámbito del emprendimiento, es fundamental que los profesionales que son autónomos cumplan con los requisitos formales al emitir sus facturas

La correcta identificación y una detallada descripción en las facturas no solo aseguran su validez ante Hacienda, sino que también facilitan una gestión financiera más ordenada y eficiente.

A continuación, desglosamos los elementos indispensables que deben contener las facturas emitidas para ser aceptadas por la Administración Tributaria.

Identificación

Una factura válida debe estar adecuadamente identificada. Esto incluye un número único que siga una secuencia cronológica y una fecha de expedición. Además, si la fecha en la que se realiza la operación (fecha de devengo) no coincide con la fecha de expedición, ambas deben figurar en la factura de forma clara.

Es crucial incluir la denominación social completa, el Número de Identificación Fiscal (NIF) y el domicilio fiscal tanto del emisor de la factura como del cliente.

En caso de que la empresa que emite la factura esté establecida en otro país de la Unión Europea, debe aparecer el número de identificación del IVA asignado por su país de origen.

Definición de bienes o servicios

Todas las facturas deben tener una descripción detallada de las operaciones realizadas para determinar si la operación lleva IVA y, de ser así, el tipo impositivo aplicable. En el caso de venta de bienes, la factura debe describir cada producto, el número de unidades vendidas y el precio unitario.

Se permite que la factura haga referencia a un albarán específico, siempre y cuando este se conserve junto a la factura.

Si la factura corresponde a un servicio, es necesario incluir una descripción precisa del mismo. Es importante evitar descripciones demasiado genéricas, ya que esto podría llevar a Hacienda a denegar la deducción del IVA soportado.

Base imponible, IVA y retención

En las facturas emitidas por autónomos, es esencial que aparezcan de manera separada la base imponible, el tipo de retención que se aplica sobre el IRPF y la cuota de IVA repercutida. Cuando en una misma operación se adquieren varios productos con diferentes tipos de IVA, se deben detallar por separado tanto la base imponible como el tipo de gravamen y la cuota correspondiente a cada grupo de productos con el mismo tipo de IVA.

Además, si una operación está exenta de IVA, el emisor de la factura debe indicar la norma que justifica la exención del impuesto. Este detalle es crucial para evitar problemas con Hacienda y asegurar la validez de la factura.

Requisitos formales

Cumplir con estos requisitos formales no solo evita posibles sanciones por parte de Hacienda, sino que también garantiza una mayor transparencia y control en la gestión de las finanzas de los autónomos. Las facturas que no cumplan con estos requisitos pueden ser rechazadas, lo que implica la imposibilidad de deducir el IVA soportado y otros inconvenientes fiscales.

Por otro lado, una correcta emisión de facturas facilita la contabilidad y la presentación de impuestos, contribuyendo a una gestión más eficiente del negocio. También es una buena práctica para mantener relaciones comerciales claras y profesionales con clientes y proveedores.

Factura electrónica

Desde hace mucho tiempo se lleva hablando de la incorporación de la factura electrónica a los procesos financieros. Algo que afecta a todos los profesionales autónomos y empresas en España, dado que han tenido y tienen que adaptarse a esta realidad para cumplir con los plazos de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (también llamada “Ley Crea y Crece”).

Dicha factura tiene como objetivos principales:

• Luchar contra la morosidad
• Reducir costes en las transacciones
• Impulsar la transformación digital en las empresas
• Aumento del control para evitar fraude fiscal
• Fomentar el uso de medios electrónicos
• Mayor facilidad para presentar las autoliquidaciones.

Aunque hay muchos profesionales que ya tienen incorporada esta modalidad de emitir facturas electrónicas, sobre todo los que trabajan con administraciones públicas, todavía hay muchas pymes que no han dado el paso.

Tal como se indica en la Ley Crea y Crece, en su disposición final octava, se han dado una serie de plazos a las empresas en función de su facturación, donde las empresas que facturen más de 8 millones al año tendrán 1 año desde la entrada en vigor del reglamento de la facturación electrónica para aplicar dicha factura electrónica en todas sus operaciones. Y las empresas que facturen menos de 8 millones al año tendrán 2 años desde que se apruebe dicho reglamento.

En conclusión, cumplir con los requisitos formales en la emisión de facturas es esencial para los autónomos, no solo para asegurar su validez ante Hacienda, sino también para una gestión financiera eficiente y transparente. La correcta identificación de la factura, la descripción detallada de los bienes o servicios, la separación de la base imponible, el IVA y las retenciones, así como la referencia a la normativa en casos de exención del IVA, son elementos clave que garantizan el cumplimiento legal y fiscal.

Además, la adopción de la factura electrónica, impulsada por la “Ley Crea y Crece”, se presenta como una herramienta crucial para luchar contra la morosidad, reducir costes, fomentar la transformación digital y mejorar el control fiscal. Aunque la transición puede ser un desafío, especialmente para las pymes, es una medida necesaria para mantener la competitividad y la eficiencia en el entorno empresarial actual.

Entender y aplicar correctamente estos requisitos no solo evita sanciones y problemas con la Administración Tributaria, sino que también contribuye a una mejor organización y profesionalización de la actividad económica de los autónomos. La implementación de estas prácticas asegura que las operaciones comerciales sean claras, ordenadas y alineadas con las normativas vigentes, facilitando así una gestión empresarial más sostenible y eficiente.

Más información sobre los requisitos de las facturas en la  web de la Agencia Tributaria